Wie is er verantwoordelijk voor het onderhouden van je Microsoft licenties

Het onderhouden van Microsoft licenties is een belangrijke taak voor elk bedrijf. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om een bedrijf waar tientallen of zelfs honderden mensen werken of een bedrijf waar een handjevol personeel werkzaam is. Deze licenties bieden namelijk toegang tot belangrijke software tools en diensten die belangrijk zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Hierbij moet je denken aan het besturingssysteem Windows of de verschillende Office programma’s zoals Word, Outlook of Excel. Maar wie is er eigenlijk verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van deze licenties?

Het belang van licentiebeheer

Voordat we ingaan op wie verantwoordelijk is voor licentiebeheer, is het belangrijk om eerst wat verder toe te lichten waarom dit eigenlijk zo belangrijk is. Het gebruik van geldige Microsoft licenties is niet alleen nodig om de software legaal te mogen gebruiken, maar speelt ook een belangrijke rol bij het beschermen van tal van andere zaken. Zo zorgt goed licentiebeheer er bijvoorbeeld ook voor dat je altijd toegang hebt tot de nieuwste updates en verbeteringen die worden doorgevoerd door Microsoft. Je kunt je natuurlijk wel voorstellen dat het als bedrijf ontzettend belangrijk is om bij een verbetering hier zo snel mogelijk gebruik van te kunnen maken.

Verantwoordelijkheden binnen het bedrijf

Nu je weet hoe belangrijk het is om je licenties op de juiste manier te beheren, is het goed om te kijken naar wie hier binnen een bedrijf voor verantwoordelijk is. In veel bedrijven valt het beheer van Microsoft licenties vaak onder de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. Deze afdeling heeft meestal de kennis en expertise om dit op de juiste manier te verzorgen. Toch is het in veel gevallen verstandiger om dit te laten uitvoeren door een externe partij die hier veel meer ervaring mee heeft. Kies je voor het uitbesteden van het beheer van je Microsoft licenties aan een externe partij, dan heeft dit vaak de nodige voordelen. Allereerst ligt de verantwoordelijkheid niet bij jou, maar scheelt het je vaak ook flink in de kosten. Doordat deze bedrijven licenties op grote schaal voor meerdere bedrijven kunnen inkopen, hebben ze vaak scherpere prijzen en andere ingangen voor het geval er iets aan de hand is.

Het uitbesteden van je licentie beheer

We hebben het in de vorige alinea al even besproken, maar het kan in veel gevallen vanuit verschillende perspectieven ook verstandig zijn om je licentiebeheer uit te besteden aan een externe partij. Het scheelt je namelijk een hoop tijd en ook geld. Het alleen afsluiten van de juiste licenties is namelijk niet het enige waar je rekening mee moet houden. Zo dien je je natuurlijk te houden aan de licentievoorwaarden van Microsoft om juridische problemen en boetes te voorkomen. Als we kijken naar de kosten, zien we dat veel bedrijven die het zelf doen, praktisch veel te veel onnodige licenties in beheer hebben, die eigenlijk helemaal niet worden gebruikt. Door dit uit te besteden, kan er dus ook direct kritisch worden gekeken naar de huidige licenties en waar nodig flink in worden gesneden.