Hoe softwarekeuze invloed heeft op compliance en databeveiliging
De keuze voor een softwarepakket lijkt in eerste instantie vooral een praktische overweging. Je wilt dat het werkt, snel is en doet wat het moet doen. Toch raakt zo’n keuze veel meer dan alleen gemak of snelheid. De software die binnen een organisatie draait, heeft namelijk direct invloed op hoe goed je voldoet aan wet- en regelgeving en hoe veilig je omgaat met gevoelige informatie. Vooral bij systemen waarin klantgegevens, persoonsgegevens of financiële data worden verwerkt, is het risico groot als de software op die vlakken tekortschiet. Denk aan een HR-systeem dat persoonsgegevens zonder encryptie opslaat, of een CRM die geen duidelijke toegangsrechten biedt. Wat aan de voorkant soepel lijkt te draaien, kan aan de achterkant een probleem zijn als er niet goed is nagedacht over compliance en beveiliging. Dit speelt bijvoorbeeld ook bij het selectie maken van alle bedrijven met Afas software, waarbij je zorgvuldig moet omgaan met de data die je verzamelt, opslaat of analyseert. Als die informatie niet correct wordt verwerkt, loop je al snel het risico op fouten of overtredingen van de privacywetgeving.
Wat er fout kan gaan als je de verkeerde keuze maakt
Software die niet aansluit bij de wettelijke eisen kan voor flink wat hoofdpijn zorgen. Zo zijn er organisaties die achteraf ontdekken dat hun e-mailmarketing tool gegevens opslaat in landen waar de AVG niet van toepassing is. Of bedrijven die pas bij een datalek merken dat ze geen inzicht hebben in wie er toegang had tot bepaalde informatie. Een ander risico is dat systemen te open zijn ingesteld, waardoor gebruikers toegang hebben tot gegevens die ze helemaal niet nodig hebben. Dat maakt niet alleen je beveiliging kwetsbaar, maar vergroot ook de kans op menselijke fouten. En mocht er dan iets misgaan, dan kun je niet altijd aantonen dat je hebt voldaan aan de wettelijke zorgplicht.
Bedrijfsdata worden op steeds meer manieren gebruikt
Data zijn allang niet meer alleen bedoeld voor klantcontact of boekhouding. Organisaties zetten informatie ook in voor marktonderzoek, doelgroepselectie, advertentiecampagnes via bijvoorbeeld LinkedIn, en het opschonen van CRM-bestanden. Elk van deze toepassingen brengt nieuwe datastromen met zich mee, die goed beheerd moeten worden. Als je werkt met externe databronnen of gegevens combineren uit verschillende systemen, wordt het extra belangrijk dat je precies weet wat er met die data gebeurt. Software die dit niet inzichtelijk maakt of onvoldoende controle biedt, vormt dan een risico voor je hele organisatie.
Wat je wél mag verwachten van goede software
Software hoeft niet alles zelf op te lossen, maar moet in ieder geval helpen om grip te houden op wat er met data gebeurt. Denk aan functies zoals toegangsbeheer per gebruiker of afdeling, logging van acties, duidelijke datastromen en versleuteling van informatie. Goede software ondersteunt je bij het voldoen aan regels zoals de AVG, HIPAA, SOC 2 of ISO 27001. Niet per se door alles automatisch te regelen, maar door je als organisatie in staat te stellen te laten zien dat je weet wat je doet. Transparantie is daarbij minstens zo belangrijk als techniek. Daarnaast is het handig als de software flexibel is in gebruik, bijvoorbeeld door koppelingen met andere tools, dashboards met realtime inzicht in activiteiten, en notificaties bij afwijkend gedrag. Zulke functies maken het makkelijker om problemen op tijd te signaleren én op te lossen.