Een laadpas voor je medewerkers: hoe zit dat juridisch?
Voor veel ondernemers, wagenparkmanagers en professionele chauffeurs vormt de laadpas een belangrijk instrument om elektrisch rijden binnen het bedrijf te faciliteren. Maar wat betekent het precies in juridische zin wanneer u als werkgever een laadpas verstrekt aan uw medewerkers? Waar liggen de kansen, en de valkuilen?
Dienstbetrekking en zakelijk gebruik
Als werkgever biedt u een medewerker een laadpas aan, die wordt gebruikt voor zakelijke ritten. Juridisch gezien kan dat worden beschouwd als een vergoeding in natura. Het is van belang om vast te leggen dat de laadpas uitsluitend voor zakelijke doeleinden dient. Een heldere regeling voorkomt discussie over de waarde van het privégebruik: immers, bij onduidelijkheid zou de Belastingdienst privégebruik kunnen aanmerken en daarover bijtelling kunnen heffen.
Samenwerking met partners
Bij het faciliteren van laadinfrastructuur binnen uw organisatie is samenwerking met gespecialiseerde partijen cruciaal: denk aan laadpasleveranciers of energiedienstverleners.
Een bekend voorbeeld is Radius Nederland, dat infrastructuuroplossingen en laadbeheer biedt aan bedrijven. Door zulke partners zorgvuldig te selecteren en heldere contractvoorwaarden op te nemen, beperkt u juridische en operationele risico’s, zonder dat uw eigen positie onduidelijk wordt.
Voordeel in natura: bijtelling en vergoedingen
Bij het verstrekken van een laadpas moet duidelijk worden geregistreerd welke laadsessies zakelijk en welke privé zijn. Als de medewerker de laadpas ook privé gebruikt, dan kan dat worden gezien als inkomen in natura. De werkgever zal in dat geval bijtelling moeten berekenen of moet de vergoeding via payroll als loon worden verwerkt. Door duidelijke voorwaarden op te stellen rondom het gebruik, houdt u grip op de fiscale positie.
Vastleggen in beleid of arbeidsovereenkomst
Het verdient aanbeveling om de regels rondom de laadpas op te nemen in een bedrijfsreglement of in een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Denk aan afspraken over gebruik, dekking van kosten, indiening van declaraties of over privégebruik. Dat geeft zowel u als werknemer juridische helderheid en maakt later mogelijk misbruik beter aantoonbaar.
Privacy en telemetrie: digitaal vervoer controleren
Moderne laadpassen bevatten vaak telematicatechnologie: gegevens over wanneer, waar en hoeveel elektriciteit is geladen kunnen worden gekoppeld aan de medewerker of het voertuig. Dit leidt tot vragen over privacy en AVG.
Zorg dat u medewerkers informeert over welke data verzameld worden en met welk doel, en dat u deze data beperkt tot wat strikt nodig is. Bijvoorbeeld: alleen kilometerstanden of laadmomenten registreren, zonder nader te herleiden persoonsgegevens of gedetailleerde locaties.
Verantwoording en administratie
Als werkgever bent u verplicht om correcte administratie te voeren. Dat omvat het specificeren van kosten voor laadsessies en het onderscheid tussen zakelijk en privé. Dit is essentieel voor de correcte toepassing van vergoedingen, of voor de aftrekbaarheid van kosten bij de winstberekening. Borg deze administratie digitaal, bijvoorbeeld via een telematicasysteem of boekhoudsoftware om audits door de Belastingdienst soepel te laten verlopen.
Door goede afspraken vast te leggen, telemetrie verantwoord te gebruiken en betrouwbare partners in te schakelen, zorgt u ervoor dat elektrisch laden zowel juridisch robuust als efficiënt inzetbaar is binnen uw organisatie.
Meer informatie over de juridische kaders rond vergoedingen en werkgeversvoorzieningen vindt u ook terug op de site van de Belastingdienst, waar gedetailleerde richtlijnen staan voor werkgevers omtrent loon in natura en declarabele voorzieningen.